Hääbudjetin suunnitteleminen
Budjetin laatiminen ja siinä pysyminen on tärkeää, sillä tarjolla on monenlaisia mielenkiintoisia häiden oheispalveluita. Yksi tai kaksi suunnitelmista poikkeavaa hankintaa tuskin kaataa budjettia, mutta pienistä virroista kasvaa suuri ja ennenkuin huomaakaan on budjetti ylitetty sadoilla euroilla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettei voi valita sitä kaunista ja täydellisesti istuvaa, mutta budjetoitua kalliimpaa morsiuspukua, vaan siinä tapauksessa pitää joustaa ja katsoa mistä muista kustannuksista voidaan tinkiä, jotta yhteissumma ei muutu. Yllättäviin kustannuksiin on hyvä varata 5-10% budjetista, sillä kaikki tarpeellinen ei välttämättä tule mieleen alkusuunnitelmia tehdessä.
Budjettia laadittaessa voidaan miettiä miten paljon hääkustannuksiin on varaa käyttää? Mikäli vanhemmat osallistuvat kustannuksiin miten paljon he ovat valmiita panostamaan? Mitkä ovat tärkeimmät asiat juhlan onnistumisen takaamiseksi ja mistä suunnitelmista (=kustannuksista) voidaan neuvotella tai luopua kokonaan? Voidaanko kustannuksissa säästää tekemällä osa valmisteluista itse?
Oman näköiset häät budjetin mukaisesti
Huolimatta budjetista on mahdollista järjestää parin näköiset ja ikimuistoiset häät. Ensimmäinen askel budjetoinnissa on miettiä mitä häihin halutaan sekä selvittää mitä ja minkä hintaisia vaihtoehtoja on.
Hääkonsultin palkkaaminen ainakin budjetin valmistamiseen onkin hyvä idea, sillä konsultit ovat tottuneita käsittelemään ja ehdottamaan vaihtoehtoja miten budjetin saa parhaiten riittämään. Suunnittelijaa ei ole pakko palkata häiden suunnitteluun alusta loppuun, vaan heitä voi käyttää vaikka vain budjetin valmistamiseen. Suunnittelijalta häiden suunnittelu vie vähemmän aikaa kuin parilta. Suunnittelijan löytämät ratkaisut ja säästöt voidaan käyttää johonkin muuhun - vaikka häämatkaan. Hääsuunnittelija on mukana useiden häiden suunnittelussa vuosittain, kun taas hääparit suunnittelevat usein vain yhdet häät elämänsä aikana.
Kun budjetti on valmis - pysykää budjetissa! Häiden järjestäminen aiheuttaa vähemmän stressiä kun kulut ovat kunnossa. Miettikää voivatko häät onnistua ja kaikki viihtyä vaikka vieraille ei tarjoillakaan shampanjaa tai jos juhlatilaa ei ole koristeltu lattiasta kattoon ruusuilla. Valitkaa 2-4 asiaa, joista ette ole valmiita tinkimään ja huomaatte, että muut asiat eivät ole niin tärkeitä. Onnistuneet häät saadaan pienelläkin budjetilla, kunhan vieraat eivät jää nälkäiseksi, ehdi tylsistymään, ole kylmissään tai joudu jonottamaan pitkään.
Vinkkejä tehokkaan hääbudjetin valmistamiseen ja kustannusten hallintaan
1. Hiokaa vieraslistaa – kun kulut kasvavat per henkilö vaikuttaa tämä budjettiin yllättävästi.
2. Valitkaa kaunis tila hääjuhlaanne, tällöin tilaa ei tarvitse koristella paljon.
3. Valitkaa hotelli, yksityinen juhlatila tai ravintola häävastaanotolle niin teidän ei tarvitse vuokrata kalusteita ja astioita.
4. Järjestäkään häät perjantaina tai jopa viikolla. Monet hääpalvelut, kuten valokuvaaja ja kampaaja sekä useat juhlatilat ovat edullisempia vuokrata viikolla kuin lauantaina.
5. Järjestäkää päivähäät, lounas tai hääkahvit maksavat vähemmän kuin illallinen lisäksi vieraat juovat vähemmän kuin iltahääjuhlissa.
6. Tarjoilkaa juomina vain viiniä, olutta ja etukäteen valittu cocktail. Alkujuomana sangria tai booli ovat edullisempia vaihtoehtoja kuin kuohuviini ja shampanja. Boolia voidaan tarjoilla myös loppuillan aikana sen sijaan, että vieraat tilaavat makunsa mukaisia juomia baarista hääparin laskuun.
7. Shampanjan sijaan vieraat voivat nostaa maljan baarista ostamansa oman drinkin kanssa
8. Palkatkaa DJ, jonka repertuaari kattaa hää- ja tanssimusiikin bändin sijaan
9. Tehkää kutsut printtaamalla ne kotona. Kauniilla suunnitelmalla kutsut saadaan kustannustehokkaasti verrattuna painettuihin kutsuihin.
10. Kirjoittakaa henkilökohtainen viesti jokaiselle vieraalle hääkarkkien sijaan.
Vihkitilaisuus (alkaen €0)
Vihkiminen kirkossa tai maistraatissa on ilmaista kaikille Suomen kansalaisille. Budjettiin on varattava kuluja, jos halutaan, että siviilivihkiminen suoritetaan virka-ajan ulkopuolella, muussa kuin maistraatin tiloissa tai papin pitää matkata muualle kuin seurakunnan tiloihin. Jos vihkitilaisuuteen halutaan erillistä ohjelmaa, kuten laulua tai muuta musiikkia on kulut muistettava budjetoida.
Hääkuljetukset (alkaen €0)
Hääkuljetus omalla tai tutun autolla ei lisää muuta kuin mahdolliset auton koristelukulut budjettiin. Jos morsiuspari haluaa hieman erikoisemman kyydin ja hääauto vuokrataan lisätään vuokrakulut budjettiin. Useimmiten auton vuokraamiseen saa varata ainakin €150.
Onko vihkitilaisuus kovin kaukana hääjuhlasta? Miten vieraat pääsevät perille hääjuhlaan? Häävieraiden voidaan olettaa hoitavan kuljetuksen itse tai vieraille voidaan järjestää yhteiskuljetus. Yhteiskuljetus lisää häiden kustannuksia, mutta on helppo vaihtoehto vieraille varsinkin, jos juhlapaikan vieressä on vähän pysäköintitilaa.
Hääjuhlatila ja tarjoilut (alkaen €20 / henkilö)
Vierasmäärästä ja suunnitelmista riippuen häät 100 hengelle kustantavat jopa €10,000. Hääjuhlan järjestäminen vie suurimman osan häiden budjetista, kun vieraille tarjoillaan päivällinen hääjuhlassa. Lisäkuluja tuo ruokajuomien tarjoaminen. Paras tapa säästää budjetissa tarjoilun laadusta tinkimättä on tinkiä vieraiden määrästä. Vieraslistan suunnittelu on tärkeää, koska menun hinta kertautuu vieraiden määrällä. Joskus kaukaisemmat sukulaiset ja vanhat ystävät on poistettava vieraslistalta, kun budjetti ei millään anna periksi kaikkien tuttujen kutsumista.
Vaihtoehtoisesti voidaan tinkiä tarjoilun laadusta, jolloin menun hintaa saadaan usein laskettua. Menua muuntelemalla voidaan säästää korvaamalla jälkiruoka hääkakulla tai jokiravut katkaravuilla. Asiantunteva palveluntarjoaja osaa ehdottaa vaihtoehtoja menun vaihtoehdoissa.
Kun tarjoiluhenkilökunta ei sisälly tilavuokraan tulee tämä huomioida pitopalvelun kokonaiskuluja laskettaessa. Ravintolat eivät yleensä veloita tilavuokraa kuten yksityiset juhlatilat ja useimmiten tarjoilu sisältyy menun hintaan.
Onnittelumaljan hinta vaihtelee valitusta juomasta. Jos shampanja tai kuohuviini vaikuttavat liian arvokkailta, voidaan onnittelumaljaksi valita boolia tai jokin muu drinkki. Vaihtoehtoja kannattaa kysellä juhlapalveluiden tarjoajilta. Valitsemalla juhlatila, johon on lupa tuoda omat juomat, voidaan saada aikaan huomattavia säästöjä. Vaihtoehtoisesti omat juomat tuomalla voidaan valita laadukkaampia viinejä kuin mitä ravintolan hinnoilla olisi vara valita.
Ruokajuomien osalta voidaan budjettiin vaikuttaa tarjoiltavien juomien määrällä. Viiniä voidaan tarjoilla vain yksi lasillinen alkuruoan kanssa ja toinen pääruoan kanssa. Säästöjä saadaan aikaan korvaamalla kivennäisvesi ja virvoitusjuomat jäävedellä. Kannattaa kuitenkin huomioida vieraiden illalliskokemus, jos henkilökunnalla on liian tiukat ohjeet juomien tarjoilusta.
Kun budjetti on tiukoilla voidaan jättää avec juoma eli likööri tai konjakki tarjoilematta kahvin kanssa. Haluatteko tarjota vieraillenne juomia päivällisen jälkeen? Jälleen säästöjä haettaessa voidaan ns. avoimen baarin sijaan järjestää juhlatilaan baari, josta vieraat voivat itse ostaa lisäjuomia, tai drinkkien sijaan tarjoillaan vain boolia. Vieraat voivat useimmissa juhlapaikoissa ostaa lisäjuomia myös itse eli hääparin ei tarvitse vastata koko illan juomista.
Ravintolassa ja yksityisessä juhlatilassa saa apua kattamiseen kaiken hektisyyden keskellä ja muutkin koristelut saa usein järjestettyä juhlapaikan kautta. Juhlapalveluiden järjestäjältä on hyvä selvittää hintaan sisältyvät kattaus ja somisteet. Pöytä- ja lautasliinoista veloitetaan usein erikseen. Muut somisteet kuten pöytäkukat ja kynttilät tuovat useimmiten lisäkuluja. Monet juhlatilat veloittavat lisäksi jälkisiivouksesta.
Hääkutsut ja muut paperi- ja painotuotteet (alkaen €5 / henkilö)
Hääkutsut voidaan tehdä itse tai tilata painotalosta. Kannattaa selvittää materiaalikulut tarkkaan, sillä itse tekemällä ei aina saada säästöjä aikaan. Muistakaa sisällyttää kirjekuoret ja postimaksut hääkutsujen budjettia laskiessanne.
Haluatteko teettää vihkitilaisuuteen ohjelman vieraillenne? Hääjuhlaan voidaan menun lisäksi teettää ohjelmalehtinen. Kun menu ei sisälly menun hintaan voidaan hääjuhlan ohjelma tehdä samalle paperille menun kanssa, jolloin ei tarvita erillistä menua. Edullisimmin ohjelmat saa tehtyä kopiokoneella tai tulostamalla, mutta painotaloilla on tarjolla kauniita ohjelmavihkosia. Paikkakortit ovat usein edullisimpia kun ne tehdään itse. Paikkakortti voidaan yhdistää myös hääjuhlan ohjelmalehteen, jolloin ei tarvitse teettää kaikkea erikseen.
Tulostamalla tai kopioimalla tehdään helposti ja edullisesti esittely vieraista. Vieraiden on mukava tutustua ruokailun alkaessa kuka on paikalla, kun esittelyyn lisätään muutama asiallinen tai vitsikäs tarina jokaisesta vieraasta kuvan kera.
Budjettiin on hyvä sisällyttää vieraskirja ja uusi toimiva kynä, jolla vieraat voivat kirjoittaa viestinsä ja onnittelunsa parille juhlapaikalla.
Kiitoskortteja ei tule myöskään unohtaa budjetista vaikka kiitoskortit lähetetäänkin vasta häiden jälkeen. Kiitoskortteja budjetoidessa tulee huomioida lisäksi postimaksu ja mahdolliset kirjekuoret, jotka eivät aina sisälly korttien hintaan. Kiitoskortteja ei ole pakko teettää kuvaajalla, vaan kortti voidaan valmistaa itsekin.
Kukat, Somisteet ja koristeet (alkaen €20)
Morsiuskimppujen hinnat vaihtelevat valituista kukista ja vuodenajasta riippuen. Yksinkertaisen kimpun voi valmistaa itsekin, varsinkin jos on taitava käsistään. Morsiuskimpun hinnat vaihtelevat €40-€250. Viime aikoina on yleistynyt erillisen heittokimpun teettäminen, mutta morsian voi heittää oman kimppunsa, jolloin tästä ei tule ylimääräisiä kuluja.
Sulhaselle ja ainakin bestmanille on hankittava viehe, jotka voidaan valmistaa myös itse. Usein viehe hankitaan myös morsiamen isälle ja seremoniamestarille, jos sellainen on. Viehe kustantaa €5-€20 kukista ja somisteista riippuen.
Mikäli morsiusparilla on morsiustyttöjä voidaan heille tilata omat kimput tai kukkakorit. Sulhaspojille puolestaan tehdään vieheet, kuten sulhaselle ja bestmanille.
Juhlatilan koristelu tuo usein ylimääräisiä kustannuksia. Palveluntarjoajalta tuleekin kysellä mitä koristeita juhlatilaan sisältyy. Somistelussa voidaan säästää kun valitaan jo itsessään koristeellinen juhlatila, joka ei kaipaa erillisiä koristeita. Juhlan koristeluja suunniteltaessa käyttäkää hyväksi tuttujanne, jotka ovat taitavia kukka-asetelmissa ja koristeden luomisessa.
Perinteisesti häävieraille jaetaan ns. hääkarkki, joka on morsiusparin kiitos vieraille. Hääkarkit valmistetaan usein itse, sillä materiaalikuluissa säästetään siten useitakin euroja. Hääkarkit voidaan tilata myös valmiina, kun budjetissa on varaa. Hääkarkit lisäävät kuluja huomaamatta vaikka kyse on pienistä summista, sillä pieni summa kertautuu vierasmäärällä.
Hiukset ja meikki (alkaen €0)
Kun meikki ja kampaus tehdään itse tai kaason avulla säästetään useita kymppejä. Kampaajalla tai maskeerajan käsissä hääkampaukseen ja koemeikkiin saa varata €80-€200. Useimmat kampaamot ja kauneushoitolat sisällyttävät koemeikin ja koekampauksen pakettihintaan. Budjetista ei tule unohtaa mahdollisia ylimääräisiä hiuskoristeita ja lisäkkeitä. Sulhasen tulee käydä parturissa ennen hääpäivää, joka voidaan sisällyttää häiden budjettiin.
Lisäkuluja budjettiin tulee morsiamen kynsien huollosta. Manikyyri voidaan toki tehdä itsekin kotona, mutta rakennekynnet on hyvä tehdä ammattilaisen avulla. Kasvo- ja muut hoidot lisätään budjettiin, varsinkin jos morsiamella on ns. ongelmaiho. Hyväkuntoisen ihon voi hoitaa kasvonaamiolla kotonakin.
Kun valokuviin halutaan kaunis valkoinen hymy, ei tule unohtaa hampaiden valkaisua budjetista. Kannattaa tutustua eri vaihtoehtoihin, sillä käytettävistä aineista riippuen hintaerot saattavat olla suuriakin vaihdelleen €100-€500 per henkilö.
Hajuvedeksi ja partavedeksi käy jokin jo kaapista löytyvä tuote, mutta budjetin salliessa voidaan hankkia uusi tuoksu, joka tuo myöhemminkin hääpäivän mieleen.
Pukeutuminen (alkaen €100)
Jos morsiuspuku ja sulhasen asu ostetaan uutena tai vuokrataan vaikuttaa se hääasujen budjettiin merkittävästi. Puvut voidaan myös ostaa käytettyinä tai ne voidaan tehdä itse, jolloin materiaalikulut tulee harkita tarkoin. Uudet morsiuspuvut maksavat keskimäärin €450 ja vuokrapuvut alkaen €100. Mahdolliset puvun korjauskulut tulee myös huomioida, vaikka puku olisi uusikin.
Asusteita ei tule unohtaa budjetista – tarvitaanko uudet alusasut? Entä sukat, sukkanauha, huntu, hansikkaat, kengät, käsilaukku, päällystakki tai bolero? Entä tarvitseeko sulhanen paidan, solmion ja taskuliinan?
Sormukset, korut ja lahjat (alkaen €100)
Unelmien sormuksen voi löytää pienemmälläkin budjetilla, kun materiaaleista tingitään. Sormusta tilattaessa voidaan usein kaiverrukset neuvotella samaan hintaan. Jos haluatte teettää uniikkisormukset, mutta budjetti ei riitä häiden alla, voitte teettää sormukset edullisemmista materiaaleista ja teettaa varsinaiset sormukset myöhemmin, kun niihin on paremmin varaa.
Sormuksien lisäksi on mietittävä lainataanko muut juhlakorut vai onko tarvetta ostaa uusia pukuun paremmin sopivia koruja. Tarvitseeko sulhanen kalvosinnapit?
Perinteisesti sulhanen antaa tuoreelle vaimolleen huomenlahjan avioliiton ensimmäisenä aamuna. Viime aikoina on yleistynyt myös morsiamen aviomiehelleen antama huomenlahja. Huomenlahjat on syytä huomioida budjettia laadittaessa.
Budjetista ei tule unohtaa myöskään häiden avustajille eli kaasolle, bestmanille ja puhemiehelle hyvän tavan mukaisesti annettavaa pientä lahjaa kiitokseksi heidän avustaan häiden järjestämisessä.
Häiden dokumentointi (alkaen €100)
Edullisin kuvausmuoto on studiokuvaus (alkaen €100), jolloin muistoksi jää häämuotokuva. Hieman kalliimpi vaihtoehto on, kun kuvaaja kuvaa hääpotretin jossakin ulkona eli miljöössä (alkaen €150). Usein miljöökuvaukseen sisältyy myös vihkitilaisuuden kuvaaminen.
Viime vuosina yhä useampi pari valitsee koko päivän dokumentaarisen kuvauksen (alkaen €800), jolloin päivästä jää muistoksi ihania laadukkaita kuvia. Kun budjetti on tiukoilla voidaan toki luottaa amatöörikuvaajiin ja kerätä vieraiden digikameroilla ottamat kuvat häiden jälkeen tai kattaa jokaiseen pöytään kertakäyttökamera, joita vieraat voivat käyttää juhlan aikana. Hääkuvaus voidaan lisätä lahjalistaan ja vieraat voivat siten avustaa paria saamaan upeat muistot häistään.
Valokuvien lisäksi voidaan häät videoida. Ammattilaisvideoiden laatu on aivan omaa luokkaansa. Kun budjetti ei riitä ammattivideokuvaajaan käyvät sukulaisten ja ystävien videopätkät muistoiksi hääpäivästä.
Hääkuva-albumi voidaan lisätä häälahjalistaan, jolloin ei ole tarvetta budjetoida tätä erikseen. Useat koko päivän hääkuvauspaketit sisältävät upean kuvakirjan, jolloin hääkuva-albumia ei ole tarpeen budjetoida erikseen.
Häiden ohjelma ja musiikki (alkaen €0)
Osaatteeko jo häävalssin askeleet vai tarvitsetteko häätanssikurssia? Häätanssikurssiin saa varata ainakin €30.
Hääjuhlaan palkataan usein bändi tai artisti vastaamaan illan musiikkitarjonnasta. Esiintyjien hinnat koko illalle ovat vähintään €300. Yllättäviä kuluja ohjelmaan saattaa tuoda tekniikan vuokraus, mikäli juhlatilassa ei ole esimerkiksi kaiuttimia ja valoja.
Bändin voi korvata DJ:llä, joka on usein edullisempi. Illan musiikki voidaan toki soittaa omalta tietokoneelta tai varata musiikki valmiiksi MP3 soittimeen. DJ pystyy paremmin seuraamaan juhlan tunnelmaa ja valitsemaan tilanteeseen parhaiten sopivat melodiat kuin etukäteen valmisteltu soittolista tietokoneelta.
Kaaso ja Bestman valmistelevat hääleikkejä halutessanne, hääpari voi antaa hääleikkien valmisteluun budjetin tai oletetaan, että avustajat maksavat mahdolliset kustannukset.
Juhlapuhepalvelu auttaa puheiden valmistamisessa, kun puheet eivät kuulu puheiden pitäjien vahvimpiin puoliin.
Hääyö / majoitus (alkaen €0)
Edullisinta on majoittua kotona hääjuhlan jälkeen. Usein halutaan kuitenkin viettää hääyö pois arjesta hotellissa. Hotellien sviitit ovat selkeästi kalliimpia kuin hotellien perushuoneet. Hääyön kuluissa voi säästää valitsemalla tavallisen viikonloppuyön hotellin tarjoamien hääyöpakettien sijaan. Hääyövarausta tehdessä kannattaa miettiä, miten paljon ehtii aikaa viettää hotellissa ja suhteuttaa tämä vaihtoehtoihin. Kun häämatkalle lähdetään jo aikaisin seuraavana päivänä voidaankin hääyön kustannukset säästää ja käyttää häämatkalla. Jos häämatkalle ei ehditä heti häiden jälkeen, voidaan taas nauttia hääyöstä hotellin hääsviitissä.
Lisämajoituskustannuksia tulee budjetoida, jos morsian majoittuu kaason kanssa hotelliin häitä edeltävänä yönä. Häitä edeltävän yön viettäminen erikseen tuo hieman vanhojen aikojen tunnelmaa, kun pari muuten jo asuu yhdessä.
Häämatka (alkaen €500 / henkilö)
Häämatkabudjetti kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Matkakustannuksiin kannattaa varata myös ruokailuista, aktiviteeteistä ja retkistä kertyvät kustannukset. Matkakohdetta valittaessa on selvitettävä tarvitaanko kohteeseen rokotteita tai viisumia, sillä nämä lisäävät matkakuluja yllättäen.
Jos matkalaukut eivät ole kunnossa ja häämatkalle ei lähdetä heti häitä seuraavana päivänä voidaan matkalaukut lisätä häälahjalistaan. Suosittua on avata rahankeruutili häämatkaa varten, jolloin joko itse kustannetaan puuttuva osa tai kohde valitaan lahjoitetun määrän mukaan.
Muita mahdollisia kuluja
Hääsuunnittelijan palkkaaminen voi jopa säästää monissa kuluissa. Hääsuunnittelija voidaan palkata vain muutamaksi tunniksi. Jos suunnittelette avioehdon allekirjoittamista on tarjoukset kuluista hyvä pyytää ajoissa. Häiden jälkeen kiitoskorttien lisäksi tulee kustannuksia mm. ajokortin, passin ja muiden papereiden uusimisesta.
